Sudah menyebar undangan, kirim press release, bahkan menghubungi media satu per satu, tetapi tidak ada satu pun awak media yang muncul di hari-H.
Bisa jadi itu karena cara mengundang wartawan yang dilakukan belum tepat.
Supaya hal semacam itu tidak terjadi pada Anda, Conference.co.id akan membagikan panduan praktis tentang cara mengundang wartawan agar mereka punya alasan untuk hadir meliput acara Anda.
Cara Mengundang Wartawan yang Benar
Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan:
1. Mengirim Media Invitation dan Press Release
Langkah paling dasar adalah mengirimkan media invitation resmi sekaligus melampirkan press release acara ke email redaksi.
Namun, biasanya redaksi menerima ratusan email setiap hari. Jika khawatir pesan Anda akan tenggelam di antara ratusan email lainnya, kami sarankan untuk menghubungi redaktur di topik yang relevan.1
Sebagai contoh, untuk acara peluncuran produk kecantikan, kirim undangannya langsung ke redaktur rubrik kecantikan. Mereka akan menyebarkan informasi ke wartawan internal atau grup kontributor.
Kalau sudah dapat konfirmasi siapa perwakilan yang akan datang, simpan kontaknya, kemudian follow up 1 — 2 hari sebelum acara untuk memastikan kehadirannya.
Format media invitation ringkas saja, yang penting informasi acaranya lengkap, meliputi:
- Apa nama acaranya?
- Kapan dan di mana?
- Siapa narasumbernya?
- Kenapa layak diliput (bisa ditambah data pendukung)?
- Rundown acara (jika perlu)?
- Nomor kontak untuk konfirmasi
Di bawah ini kami siapkan template media invitation yang bisa Anda edit sesuai kebutuhan:
2. Mengadakan Jumpa Pers
Jumpa pers adalah cara mengundang wartawan paling efisien karena bisa mendatangkan banyak wartawan sekaligus.
Cara kerjanya, media diundang untuk hadir di waktu dan tempat tertentu, mendengar langsung dari narasumber, lalu diberi kesempatan untuk bertanya.
Contohnya seperti ini, sebuah brand teknologi meluncurkan smartphone baru. Mereka bisa mengadakan jumpa pers mengundang para wartawan dan content creator teknologi untuk memperkenalkan produk mereka secara langsung.
Jika wartawan ingin mencari angle khusus, mereka juga boleh bertanya kepada narasumber di sesi diskusi. Dengan begitu, peluang acara Anda diliput media makin besar.
Di sisi lain, biayanya memang relatif besar. Persiapannya pun harus matang supaya acaranya berjalan lancar.
Bagi Anda yang tidak mau repot menggelar jumpa pers secara mandiri, Conference.co.id bisa membantu dari awal sampai publikasi. Silakan hubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut.
3. Menghubungi Wartawan Secara Personal
Apakah perlu menghubungi mereka secara personal? Perlu atau tidaknya tergantung urgensi.
Kalau Anda membutuhkan banyak wartawan, pastinya bakal merepotkan. Namun, Anda bisa melakukan ini saat sudah membuat short list.
Selain itu, pastikan cara komunikasinya tetap profesional. Jangan mentang-mentang punya nomor WA wartawan tersebut, lalu Anda chat seadanya seperti ini:
“Mas, besok kantor ada acara. Saya kirim press release ya.”
Sebaliknya, gunakan pendekatan yang lebih sopan dan formal, contohnya:
“Halo [Nama Wartawan], saya [Nama Anda] dari [Perusahaan]. Pada [Tanggal] kami akan mengadakan acara peluncuran produk baru di [lokasi], jam [waktu]. Info lengkapnya saya lampirkan di sini, ya. Apabila [Bapak/Ibu] berkenan hadir, kami sangat menghargai. Terima kasih sebelumnya.”
Pertanyaannya, kenapa tidak langsung telepon saja?
Tidak semua wartawan nyaman menerima telepon, apalagi dari nomor tidak dikenal. Jadi, kami lebih menyarankan komunikasi via chat, kecuali sudah ada persetujuan sebelumnya untuk menelepon.
4. Menyebarkan Informasi di Grup/Komunitas Media
Salah satu manfaat menjalin media relations adalah Anda bisa bergabung dengan grup atau komunitas media di berbagai platform.
Komunitas merupakan saluran distribusi yang ampuh. Anda tinggal kirim pengumuman singkat disertai detail acara dan nomor kontak konfirmasi. Siapa pun yang tertarik bisa langsung menghubungi Anda.
Kelebihannya, cara ini dapat menjangkau banyak wartawan sekaligus. Namun, Anda tetap perlu menindaklanjutinya secara personal untuk media yang kehadirannya sangat Anda harapkan.
5. Memanfaatkan Relasi
Cara mengundang wartawan selanjutnya adalah lewat ‘orang dalam’.
Ya, kalau Anda punya kenalan di kantor media, ini akan sangat menguntungkan, apalagi mereka punya kewenangan. Anda bisa menitipkan undangan melalui yang bersangkutan.
Jangan lupa lampirkan press release sebagai bentuk profesionalitas dan agar mereka dapat memahami detail acara Anda dengan baik.
6. Melalui Agensi PR/Humas Pihak Ketiga
Untuk acara berskala besar, banyak perusahaan menggunakan jasa agensi PR. Alasannya karena agensi punya database wartawan dan tahu cara menyusun strategi media invitation yang tepat.
Bedanya, cara mengundang wartawan lewat agensi tentu berbayar karena Anda pakai jasa mereka. Keuntungannya, Anda tidak perlu lagi pusing mengurus undangan media dan bisa fokus sepenuhnya pada persiapan acara.
Apa yang Bisa Memastikan Wartawan Datang?
Setelah mengirim undangan, kadang-kadang masih ada perasaan was-was, khawatir jumlah kehadiran wartawan pada hari-H tidak sesuai ekspektasi.
Untuk memastikan mereka datang, Anda bisa menerapkan beberapa tips cara diliput media di bawah ini2:
- Pastikan acaranya relevan dengan topik yang dipegang si wartawan. Itulah pentingnya bikin list media.
- Pastikan acaranya punya nilai berita tinggi yang memang layak diberitakan.
- Sediakan press kit digital atau cetak.
- Siapkan fasilitas yang nyaman untuk media seperti area khusus, akses eksklusif ke narasumber, atau jamuan.
- Selanjutnya, undang di waktu yang tepat. Idealnya undangan dikirim 2 minggu sebelumnya dan maksimal 3 hari sebelum hari-H.
- Lakukan follow up terakhir di pagi hari-H untuk konfirmasi final.
- Setelah acara, ucapkan terima kasih lewat chat atau email. Ini adalah upaya membangun hubungan jangka panjang supaya tidak dianggap datang saat sedang butuh liputan saja.
Kalau merasa dihargai di acara Anda, wartawan cenderung akan datang lagi ke acara Anda berikutnya.
Undang Wartawan yang Tepat dengan Cara Bermartabat
Pada akhirnya, cara mengundang wartawan yang benar adalah dengan mengutamakan kejelasan komunikasi, tepat sasaran, dan respek.
Dengan pendekatan yang tepat seperti ini, peluang mereka untuk hadir ke acara Anda akan jauh lebih besar.
Ini bukan hanya soal berharap mendapat liputan, tetapi tentang membangun hubungan baik yang berkelanjutan.
Referensi (terakhir diakses pada 12/7/2025):