Artikel ini akan membahas pengertian press conference secara lengkap untuk membantu memahami kebutuhan komunikasi organisasi Anda.
Press conference sendiri merupakan cara penyampaian informasi yang powerful kepada publik melalui media massa.
Banyak perusahaan, instansi pemerintahan, maupun organisasi-organisasi menggunakan press conference sebagai strategi komunikasi utama mereka.
Pertanyaannya, apa pengertian press conference dan mengapa sepenting itu? Mari simak penjelasan lengkapnya.
Pengertian Press Conference dan Contohnya
Press conference merupakan sebuah pertemuan resmi yang diselenggarakan untuk menyampaikan informasi penting kepada media massa secara langsung.1
Dalam dunia kehumasan, pengertian press conference menurut para ahli sebenarnya sama, tetapi beberapa dari mereka memiliki sudut pandang berbeda.
Misalnya, pakar PR internasional, Frank Jefkins,2 mengambil sudut pandang jurnalis dengan menyebutkan press conference sebagai pertemuan yang disengaja untuk mendapatkan informasi aktual.
Sementara R. Eep Saefulloh Fatah menekankan peran press conference sebagai pilar keempat demokrasi yang membangun kepercayaan dan kredibilitas, baik melalui penyampaian informasi secara tertulis maupun lisan.3
Jadi, poin utama pengertian press conference adalah forum pertemuan organisasi dengan media. Agendanya dimulai dengan pembukaan moderator, penyampaian informasi oleh narasumber, hingga sesi tanya jawab jurnalis.
⌛ Press conference, termasuk sesi tanya jawab, umumnya berlangsung tidak lebih dari satu jam.
Berikut contoh press conference yang pasti sering Anda lihat berseliweran di internet:
Press conference pelatih kesebelasan sepak bola sehari sebelum pertandingan.
Press conference pihak kepolisian setelah berhasil menangkap kriminal.
Press conference klarifikasi berita miring yang menjatuhkan reputasi suatu pihak.
Press conference pengumuman tentang gelaran suatu acara.
Apa Tujuan Press Conference?
Secara singkat, press conference diselenggarakan dengan beberapa tujuan strategis, yaitu:
- Menyampaikan informasi penting dengan efisien.
- Menjelaskan isu kompleks atau sensitif secara langsung.
- Menjalin hubungan baik dengan media.
- Membantu organisasi mengendalikan narasi berita.
Selain itu, setiap organisasi mungkin juga punya tujuan komunikasi spesifik ketika melakukan conference.
Siapa Saja yang Terlibat dalam Press Conference?
Setelah memahami pengertian press conference, Anda paham bahwa acaranya hanya dapat berjalan jika tiga pihak utama ini terlibat:
Penyelenggara
Penyelenggara biasanya adalah tim PR (humas) atau agensi press conference seperti Conference.co.id. Tugasnya mengatur acara, mulai persiapan hingga teknis pelaksanaan.
Narasumber
Umumnya dibatasi agar tidak terlalu banyak narasumber demi menjaga fokus pembahasan dan efisiensi waktu.
Media
Jurnalis sebagai perwakilan media juga wajib hadir. Mereka akan meliput informasi yang disampaikan oleh narasumber serta mengajukan beberapa pertanyaan.
Mengapa Perlu Mengadakan Press Conference?
Press conference bukan hanya untuk perusahaan besar atau lembaga pemerintah. Startup, organisasi non-profit, tokoh publik, bahkan UKM bisa melakukannya.
Sesuai pengertian press conference sebagai sarana komunikasi langsung dengan media, siapapun yang ingin mendapat publikasi media memerlukan forum ini.
Beberapa contoh situasi4 yang mendorong Anda mengadakan press conference antara lain:
Dilanda Krisis
Saat organisasi menghadapi situasi krisis, press conference membantu klarifikasi dan menjelaskan langkah penanganan untuk menghindari misinformasi.
Desakan untuk Memberi Respons
Ketika muncul isu yang membutuhkan tanggapan cepat, press conference menjadi cara efektif menyampaikan pernyataan resmi.
Banyak Media Request
Jika banyak jurnalis yang menghubungi untuk menanyakan topik yang sama, lebih baik kumpulkan mereka dalam satu forum daripada merespons satu per satu.
Ada Pengumuman Penting
Jika perlu menyampaikan informasi penting seperti peluncuran produk, merger perusahaan, kebijakan baru, dan lainnya, buatlah press conference.
Apa Perbedaan Press Conference dan Press Release?
Meskipun sama-sama menjadi alat komunikasi yang diandalkan oleh PR, karakteristiknya berbeda. Berikut perbedaan mendasar antara keduanya:
| Aspek | Press Conference | Press Release |
| Format | Pertemuan tatap muka | Dokumen tertulis |
| Interaksi | Dua arah, ada sesi tanya jawab | Satu arah |
| Waktu | Real-time, terjadwal | Lebih fleksibel |
| Biaya | Lebih tinggi karena harus menyiapkan venue, konsumsi, dan lainnya | Lebih rendah |
| Media | Melibatkan kehadiran perwakilan media | Disebarluaskan melalui email, situs web, atau media online |
Manfaat Menggelar Press Conference
Komunikasi dua arah dengan media dalam sebuah forum khusus menawarkan berbagai keuntungan strategis bagi Anda.5
Daftar manfaat di bawah ini akan meyakinkan Anda untuk segera menggelar press conference guna mencapai tujuan komunikasi tertentu:
1. Penyampaian Informasi Lebih Komprehensif
Berbeda dari release tertulis, press conference memungkinkan penyampaian informasi yang mendalam.
Narasumber dapat menjelaskan konteks, latar belakang, serta dampak dari sebuah informasi secara lengkap, termasuk data-data pendukungnya.
2. Jangkauan Audiens yang Luas
Manfaat kedua, press conference memudahkan organisasi menjangkau masyarakat luas hingga para pemangku kepentingan.
Katakanlah jurnalis yang hadir hanya 50 orang. Percayalah, jangkauan audiens setelah beritanya terbit di berbagai platform akan jauh lebih besar.
3. Mendapat Liputan Media
Inilah manfaat utama yang diharapkan setelah menggelar press conference: liputan media.
Anda telah memberikan semua materi yang dibutuhkan jurnalis untuk sebuah liputan eksklusif, seperti foto, video, dan kutipan langsung.
Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan berita Anda mendapat liputan khusus dari banyak media.
4. Pengelolaan Reputasi yang Efektif
Selanjutnya, press conference merupakan salah satu cara terbaik mengelola reputasi.
Melalui interaksi langsung, Anda dapat meluruskan kesalahpahaman, menekankan pesan penting, atau membangun narasi positif.
5. Interaksi Langsung dengan Media
Sesi tanya jawab dalam press conference juga memungkinkan Anda menjelaskan hal-hal yang mungkin belum tercakup dalam pernyataan awal.
Press Conference Strategi Komunikasi yang Krusial
Dari pembahasan di atas, sekarang Anda tahu pengertian press conference secara luas.
Ini bukan sekadar pertemuan dengan media, tetapi strategi komunikasi yang memang dirancang untuk tujuan spesifik.
Press conference juga telah menjadi instrumen krusial dalam upaya membangun kredibilitas dan menjaga reputasi organisasi Anda.
Jika Anda berencana menggelar press conference, Conference.co.id siap membantu menyelenggarakan acaranya dengan profesional. Undang wartawan dan dapatkan jangkauan maksimal melalui liputan media.
Referensi (terakhir diakses pada 19/11/2024):
- Pengertian press conference. https://www.investopedia.com/terms/p/press-conference.asp ↩︎
- Definisi menurut Frank Jefkins. https://elib.unikom.ac.id/download.php?id=213417 ↩︎
- Definisi menurut R. Eep Saefulloh Fatah. https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-konferensi-pers-menurut-para-ahli/ ↩︎
- Kapan perlu menggelar press conference? https://glints.com/id/lowongan/konferensi-pers-adalah/ ↩︎
- Manfaat press conference. https://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/participation/promoting-interest/press-conference/ ↩︎